Zotero – Compte-rendu d’un atelier de formation

Cette année, je commence à donner des cours sur les pratiques numériques pour la recherche. Les cours s’adressent principalement à des étudiants en master et doctorat et prennent diverses formes (présentation, atelier). Comme il s’agit de ma première expérience d’enseignement, je tâtonne encore beaucoup pour rendre mes cours efficaces et clairs.
Par ailleurs, les formats ne se prêtent pas toujours à de longs développements ni à une mise en pratique des méthodes présentées, c’est pourquoi je vais tâcher de publier ici mes notes et références, pour compléter et enrichir les cours dispensés.

Le point de départ de mes interventions méthodologiques en master et doctorat à l’École du Louvre était la présentation du logiciel Zotero. Les notes qui suivent reprennent à grands traits les contenus de l’atelier que j’ai organisé le 26 janvier à l’École du Louvre, enrichis de liens qui permettent de le compléter. Le support de la présentation est en ligne sur Slideshare.

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PLAN DE L’ARTICLE :

    • Intoduction : qu’est-ce que Zotero et pourquoi s’y former ?
    • Tutoriel : Zotero pas à pas
    • Médiagraphie : s'(auto)former à Zotero

Introduction : qu’est-ce que Zotero et pourquoi s’y former ?

L’accroche du cours et quelques réflexions sur l’apprentissage des outils numériques…

Quel que soit le travail universitaire à rendre, l’exigence quant à l’énonciation des ressources mobilisées est la même : l’étudiant doit se plier à l’exercice rigoureux et encadré de la bibliographie (dont le titre même doit porter à réflexion). Le début du processus de recherche est souvent marqué par la prise de bonnes résolutions : « je tiendrai mon carnet de recherche à jour » ; « je noterai toutes les références consultées au fur et à mesure ». Mais ces résolutions-là, comme celles de la nouvelle année, ne tiennent généralement guère. Au quotidien, il est souvent difficile de se montrer rigoureux, de noter systématiquement les pages consultées, les références exhaustives. Si bien qu’en fin de rédaction la relecture des notes de bas de page et la correction de la bibliographie relèvent du supplice. Il suffit de voir les photos postées sur les réseaux sociaux quelques jours avant la deadline : les chambres d’étudiants n’ont souvent alors rien à envier aux planches de Gaston Lagaffe.

Gaston_Lagaffe

Face à cet état de fait, Zotero peut apparaître comme LA solution miracle. À condition de connaître le logiciel et de savoir l’utiliser, car, force est de constater, beaucoup d’étudiants n’ont jamais entendu parler de Zotero. Quand ils le connaissent, ils avouent souvent avoir abandonné car ils « ne comprenaient pas comment ça fonctionnait ». Si on peut objecter qu’il existe de nombreux tutoriels sur internet, il me semble que le manque de formation et d’accompagnement offerts par l’enseignement supérieur est un véritable frein à l’acquisition pratique des outils numériques pour la recherche. La génération Y a peut-être grandi avec les ordinateurs et internet, mais cela ne fait pas tout : si nous (j’en fais partie !) sommes à l’aise avec une souris et l’interface d’un Mac ou d’un PC (c’est selon), nous ne savons souvent pas « comment ça fonctionne », si bien qu’il est difficile de s’approprier des logiciels complexes comme Zotero. De plus, dans le cadre d’une thèse, il est difficile de confier à « l’ordinateur » et « au cloud », cette « boîte noire », le matériau d’une longue recherche. Et si « l’ordinateur » avalait toutes nos données sans jamais nous les rendre ? Il y a une méfiance forte face à la machine, soupçonnée de ne pas être « fiable » (et si… l’ordi plante ? le service disparaît ? mon compte est hacké?…) qui engendre un retour au papier, certes plus lent, mais faussement plus « sûr » (qu’on se souvienne de Daniel Arrasse qui s’était fait voler sa thèse !).
La meilleure solution à mes yeux est d’expliquer, inlassablement, comment « c’est fait », « comment ça marche », montrer où sont stockés les fichiers. Mais cela prend du temps, temps que nous n’avons pas dans le monde universitaire. Il faudrait donc développer plus tôt une culture numérique, une véritable aisance avec l’informatique, mais ceci est un autre débat.

Zotero qu’est-ce que c’est ?

Revenons à nos moutons. Zotero est un logiciel de gestion de références bibliographiques, libre, gratuit et open source. Il permet de stocker des références bibliographiques (livres, actes de colloque, billets de blog, articles de revue, sites web, programme informatique, support de présentation, captation vidéo de conférence…), de les classer, de les partager et de générer des bibliographies.

Zotero_presentation

Lors de mes ateliers, après avoir énoncé ces quelques phrases, souvent abstraites pour la majorité de l’auditoire, je fais une démonstration de sa puissance. Rien n’est plus efficace qu’une démonstration pour persuader de la « magie » et de l’utilité de Zotero dans le travail fastidieux de la citation des sources. En général, c’est un moment agréable pour le formateur, où fusent les « ahhh », « wahoou » et chuchotements excités. Il faut ensuite expliquer, pendant deux heures, toutes les subtilités de Zotero, bien montrer comment « ça marche » et donner des conseils pratiques pour l’utiliser au mieux.

Pour ma part, j’utilise Zotero depuis deux ans et demi. Je raconte comment j’ai « sauté le pas » (un fichier Word corrompu en plein pendant la rédaction, la perte de 15 pages de bibliographie parfaitement classée) et comment j’ai tâtonné pour apprendre à utiliser le logiciel. Je rappelle à cette occasion que je ne suis pas une pro de Zotero, et que mon atelier sert uniquement à se « mettre le pied à l’étrier ». Il existe des centaines de ressources sur internet et une documentation abondante pour répondre aux questions particulières (voir la sélection de lien à la fin de l’article). L’avantage de ma situation est que je peux parler des erreurs que j’ai faites et aider à les contourner. Par ailleurs, j’insiste sur l’importance d’acquérir une méthode personnelle dans son utilisation de Zotero, et que la lecture de divers témoignages peut aider à mettre sur pied la sienne propre.

Comment ça marche ?

Zotero est à la fois un logiciel que l’on installe sur son ordinateur (il fonctionne aussi bien Windows, qu’avec Linux ou Mac) et un service web où les données récoltées par l’utilisateur sont conservées. Via le service web et le compte personnel, les données sont synchronisées entre les divers ordinateurs où l’on a installé le logiciel.
Ainsi, j’ai installé Zotero sur mes deux ordinateurs personnels, sur l’ordinateur de mes parents et sur mon poste au travail. Si j’ajoute une référence sur l’un de ces ordinateurs, les données seront synchronisées aussi sur toutes les autres instances.

Schéma expliquant le fonctionnement de Zotero. En rose, l'espace d'internet, en vert le web service et les installation du logiciel et à droite, les sorties. Schéma trouvé sur internet, je cherche encore les références de citation !

Schéma expliquant le fonctionnement de Zotero. En rose, l’espace d’internet, en vert le web service et les installation du logiciel et à droite, les sorties. Schéma trouvé sur internet, je cherche encore les références de citation !

Quand je navigue sur le web, le logiciel Zotero analyse les métadonnées exposées sur les sites que je consulte (blog, catalogue de bibliothèque) pour identifier le type de ressources. Quant je le lui demande, le logiciel aspire les métadonnées et les présente dans une fiche individuelle (item) que nous pouvons manipuler (ajouter des données supplémentaires, associer des notes, des tags, des documents PDF…). Je peux organiser ces références bibliographiques dans une arborescence plus ou moins complexe selon mes besoins.

Zotero_standelone

Tutoriel : Zotero pas à pas

Remarque préalable : j’emploie indifféremment les termes item et ressources pour désigner les références (bibliographiques, web…) stockées dans Zotero.

Installer Zotero

Avant toute chose, il faut installer le logiciel Zotero. Il existe deux versions : la première se greffe dans Firefox et apparaît en bas de l’écran de navigation web. La seconde, Zotero Standelone, est indépendante du navigateur : Zotero s’installe comme un logiciel ordinaire et s’ouvre indépendamment du navigateur. Il faut cependant lui adjoindre un plug-in qui s’installe quant à lui dans le navigateur (Chrome, Firefox ou Safari). Un plug-in est un petit logiciel greffé sur un autre logiciel pour en étendre les fonctionnalités : ici, c’est lui qui va faire apparaître les logos de Zotero quand il y a quelque chose à enregistrer dans la page consultée !

Zotero_installation.jpg

Installer Zotero ne suffit pas, il faut aussi créer un compte sur Zotero.org. C’est grâce à ce compte que les données vont être synchronisées entre les différents appareils. L’utilisateur pourra ainsi également consulter ses données depuis des ordinateurs tiers, via l’interface web (comme quand nous consulte nos mails depuis un ordinateur qui ne nous appartient pas).

Creer_compte

Ajouter un document dans Zotero

Il y a plusieurs moyens d’ajouter un item (référence bibliographique) dans Zotero : l’ajout depuis le navigateur web (lorsqu’on consulte un catalogue en ligne, une page de blog, une vidéo ou d’autres ressources) ; l’ajout depuis Zotero à l’aide de l’ISBN du livre et enfin l’ajout manuel d’un nouvel item.

Lors de l’installation de Zotero, un plug-in s’est greffé dans le navigateur web. Lorsque l’on navigue sur une page dont les données sont exposées et compatibles avec Zotero, un petit logo apparaît dans la barre URL. Selon la nature de la ressource décrite dans la page, un petit livre apparaît, ou bien une webcam (vidéo), un écran (présentation), une page de journal (billet de blog), etc… Le logo peut aussi être un petit dossier quand la page rassemble diverses références bibliographiques. En cliquant dessus, on ajoute la référence dans sa bibliothèque Zotero.

Plugin_Zotero

Malheureusement, tous les catalogues de bibliothèques ne sont pas compatibles avec Zotero. Dans certains cas, les métadonnées ne sont pas correctement exposées et il en résulte des erreurs lors de l’ajout des items dans la base Zotero : il faut donc que l’utilisateur soit vigilant et corrige systématiquement sa base. Une confusion est fréquente dans l’attribution des rôles des auteurs, contributeurs, directeurs de publication et éditeurs.

Zotero_ajout

Lorsque le catalogue de bibliothèque que l’on utilise n’est pas compatible avec Zotero, l’utilisateur peut procéder autrement et utiliser la référence ISBN de l’ouvrage. Pour cela, il suffit de cliquer sur la baguette magique dans la barre supérieure de l’interface : s’ouvre une boîte de dialogue. Si l’ordinateur est connecté à internet, le logiciel va chercher dans worldcat la référence entrée (on peut choisir le catalogue à consulter dans les préférences).

Zotero_Ajout_ISBN

Enfin, la dernière solution pour entrer une référence est de l’ajouter manuellement depuis l’interface du logiciel Zotero. Il faut cliquer sur le petit « + » vert et choisir parmi trente modèles de ressources, qui vont du simple livre à l’email ou au podcast.

Zotero_ajout_manuel

Quelle que soit la méthode employée, l’item est enregistré dans la bibliothèque et automatiquement classé dans le dossier ouvert au moment de la création de la nouvelle ressource.

Je conseille toujours de corriger immédiatement chaque nouvelle fiche ajoutée pour la faire correspondre aux règles propres que chaque utilisateur se fixe. Personnellement, je supprime toujours la mention du pays dans le champ « lieu » et conserve juste la mention de la ville. De même, je vérifie qu’il n’y a pas de confusion sur les noms des auteurs et les mentions de responsabilités. Chacun doit réfléchir à un certain nombre de règles et s’y tenir.

Gérer la bibliothèque

Rapidement, si l’on utilise quotidiennement Zotero, la bibliothèque s’enrichit de centaines voire de milliers d’items. Il faut donc les organiser, définir une arborescence et des règles de classement.

L’interface du logiciel Zotero est divisée en trois espaces : à droite, l’arborescence des dossiers, au centre, la liste des références du dossier ouvert et à gauche l’espace où s’affiche la notice individuelle de la référence sélectionnée.
L’arborescence des dossiers correspond au plan de classement adopté par l’utilisateur. En haut, le carton « ma bibliothèque » regroupe toutes les références rassemblées par l’utilisateur, quels que soient les dossiers dans lesquelles elles puissent être ventilées.
Au-dessous se déploie l’arborescence de dossiers créés par l’utilisateur. Il est possible de multiplier les dossiers et sous-dossiers.
Tous les items se placent par défaut dans la bibliothèque et dans le dossier couramment ouvert au moment de la création de la nouvelle entrée.
Une même référence ne peut se trouver qu’une fois dans l’onglet bibliothèque. En revanche, il est possible de la dupliquer dans plusieurs dossiers. Attention, si on modifie une instance de l’item présente dans un dossier, les instances figurant dans d’autres dossiers seront elles aussi automatiquement modifiées.
Quand l’utilisateur supprime un item d’un dossier, il peut le supprimer de la collection ou de la bibliothèque. Dans le premier cas, c’est uniquement l’instance présente dans le dossier qui est supprimée, dans le second cas, l’item disparaît de la bibliothèque et de tous les dossiers dans lesquels il était présent.

Zotero_arborescence

D’autre part, il nécessaire de comprendre que les dossiers ne sont pas récursifs c’est-à-dire que les items présents dans un sous-dossier n’apparaissent pas dans le dossier « parent ». Ici, l’arborescence de dossier et d’item est comme celle d’une documentation papier : une photocopie ne peut pas être à la fois dans une pochette et dans la sous-pochette, à moins d’être dupliquée.
Il est cependant possible d’afficher de façon récursive les contenus des dossiers en modifiant les préférences (voir à ce propos les « petites astuces Zotero » proposées par Franziska Heimburger sur la Boîte à outils des historiens)

L’autre volet crucial de Zotero est celui dans lequel s’affichent les notices individuelles. La fenêtre comporte quatre onglets : info regroupe les métadonnées sur la ressource (type de ressource, titre, auteur, date… rien de très nouveau), notes, où l’utilisateur peut ajouter ses notes (de lecture par exemple), marqueurs (l’équivalent des tags) et enfin connexe.

Je vais détailler chacun de ces onglets en donnant quelques pistes de « bonnes pratiques » glanées ici et là.

L’onglet info est le plus classique. J’insiste bien sur la nécessité de nettoyer les métadonnées dès le moment de l’ajout d’une nouvelle entrée : c’est du temps de gagné sur l’avenir. Je vérifie systématiquement les données, en étant très attentive aux noms des auteurs et aux mentions de responsabilités et à la transcription du titre. Il vaut mieux se fixer quelques règles pour les cas récurrents afin d’assurer la cohérence de la base. Ainsi, les catalogues d’exposition font souvent l’objet de titres à rallonge précisant le lieu et les dates des expositions. Je coupe après avoir copié les infos dans résumé. De même, je supprime la mention du pays d’édition, ne gardant que la ville (le pays est parfois indiqué après deux points ou entre parenthèses). Enfin, les catalogues de bibliothèque ne respectent pas tous les mêmes formats quand aux mentions des langues, j’essaie d’uniformiser.

Fiche_Item_Zotero

L’onglet « notes » me permet d’ajouter des commentaires sur l’ouvrage, parfois mes notes de lecture, voire même la table des matières de l’ouvrage quand je parviens à la récupérer sur le net ! Franziska Heimburger s’oblige systématiquement à ajouter une note quand elle consulte un livre, même si elle ne fait que le feuilleter. Elle est ainsi sûre de garder une mémoire de cette consultation et sait qu’un item dépourvu de notes n’a jamais été consulté par elle.
Je suppose qu’on peut connecter l’onglet « notes » à d’autres services (Evernote…) mais je n’ai jamais eu la curiosité de configurer cela.

Zotero_note

L’onglet « marqueur » sert à ajouter des « tags » ou « étiquettes ». Un certain nombre sont téléchargés en même temps que les métadonnées bibliographiques depuis le catalogue au moment du téléchargement de la nouvelle entrée. Ils sont caractérisés par une étiquette rouge. Ceux que l’on ajoute soi-même apparaissent précédés d’une étiquette bleue.
Il est possible d’attribuer une pastille de couleur à six tags personnels. La pastille apparaît alors dans le panneau principal et précède l’item.

J’ai une utilisation très limitée des tags, inspirée de celle employée par Franziska Heimburger : j’utilise trois tags de couleurs pour indiquer « lu », « à lire » et « référence importante ». Ainsi, il m’est bien plus aisé de parcourir d’un seul coup d’œil un dossier. Par ailleurs, j’utilise les tags pour indiquer dans quelles bibliothèques sont disponibles les livres que je consulte : « INHA », « BEL », « BPI », « Bib Perso ». Par une recherche croisée « bibliothèque »+ « à lire » je trouve toujours quelque chose pour occuper mes séjours à la bibliothèque !

Enfin, l’onglet connexe permet de lier ensemble plusieurs items. Je m’en sers pour lier les chapitres d’un livre à la référence de l’ouvrage. La création d’un lien connexe est à double sens : on peut ainsi naviguer de l’ouvrage à son chapitre et du chapitre à l’ouvrage. En revanche, les liens entre les différents chapitres ne se créent pas tous seuls.

Zotero_connexe

Il est également possible d’attacher des fichiers (Word, PDF, photo…) à une référence bibliographique, soit en passant par l’onglet trombone soit en cliquant sur le trombone. Ces fichiers seront synchronisés entre les différentes installations de Zotero dans la limite de la place allouée par le compte gratuit (au-delà, il faut un abonnement payant – stockage illimité pour 120 dollars par an !).

J’utilisais ce système pour ajouter les fichiers PDF des thèses et les sommaires des ouvrages, à l’époque où le service fonctionnait encore !

Générer une bibliographie

Nous avons vu comment classer sa bibliothèque. Mais l’utilité finale, pour beaucoup, est aussi de pouvoir générer des bibliographies « à la demande ». Pour cela, il existe là encore plusieurs systèmes. Le premier est le simple glissé/copié depuis le logiciel vers un traitement de texte. La référence se met alors « toute seule » en forme.

Zoter_copier_glisser

Il est aussi possible de sélectionner plusieurs références puis de « générer une bibliographie » (clic droit). Il est alors facile de choisir un style de mise en forme et d’enregistrer la bibliographie dans différents formats (RDF, HTML), de la stocker dans le presse-papier pour la coller ailleurs ou enfin de l’imprimer.

Zotero_bibliographie

La dernière solution, de loin la plus complexe est d’appeler la bibliothèque Zotero depuis le traitement de texte ou un site web. Dans Word, il faut passer par l’onglet complément et suivre les instructions. Ce système permet de citer des références en notes de bas de page puis de générer automatiquement une bibliographie reprenant toutes les références citées ou encore de mettre à jour les références régulièrement (un peu comme on met à jour une table des matières) notamment par synchronisation au compte Zotero. C’est, je dois l’avouer, quelque chose que je maîtrise mal et qui demande une rigueur extrême.

Zotero_citer_word
Il est possible de faire de même dans un site web : il existe des plug-ins pour les CMS (gestionnaire de contenus) les plus courants comme WordPress. Des billets détaillent les étapes à suivre.

La mise en forme des références se fait selon une feuille de style qui définit la manière de présenter chaque référence. Il en existe des milliers, produit par des écoles, des revues, des associations professionnelles. La plupart sont anglophones. Personnellement, j’ai longtemps utilisé les styles « In visu » et « EHESS » avant d’être conquise par le style des presses universitaires de Rennes. Les plus à l’aise avec l’informatique pourront développer leur propre feuille de style. Plusieurs ressources, parmi lesquelles le blog « Zotero francophone » pourront vous aider à choisir le style qui correspond le plus à vos besoins. Des aperçus des différents styles sont consultables dans le dépôt Zotero.

Styles_Zotero

Les styles sont décrits dans un format standard ouvert (CSL : citation style language) qui définit comment doit apparaître chaque élément. Par exemple : le nom en petites capitales, l’initiale du prénom, le titre en italique, le nom du lieu d’édition puis l’éditeur, etc.

Zotero est fourni avec quelques styles par défaut (anglophones). L’utilisateur peut en télécharger d’autres via le repository « Zotero Style » et indiquer ses préférences dans la boîte de dialogue « préférences » de son logiciel Zotero.

Conclusion : ce n’est qu’une introduction à Zotero…

Ce billet n’est qu’une courte introduction à Zotero, qui propose de nombreuses fonctions avancées que l’utilisateur découvre à force de pratiquer ou en lisant l’abondante documentation (traduite en français). Parmi les possibilités fabuleuses de Zotero, celle de construire des bibliographies collaboratives (de deux membres à plusieurs centaines). Les utilisateurs peuvent, selon leurs droits, administrer, participer ou seulement lire ces bibliographies. Franziska Heimburger explique tout cela très bien dans un billet.

Zotero_biblio_collaborative

Pour prolonger cette courte introduction, les quelques références ci-dessous permettront de se former à Zotero. J’insiste sur la nécessité de lire la documentation et de privilégier la lecture des « retours d’expériences personnelles » comme ceux produits par Franziska Heimburger : ils sont précieux en ce qu’ils donnent des astuces pratiques et montrent bien les écueils et erreurs faites par les uns et les autres (et évitent donc de refaire les mêmes !)

Médiagraphie pour s'(auto)former

 


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2 réponses

  1. TheGreyMustache dit :

    Bonjour Pécadille 😉 et merci pour cette introduction.
    L’un des reproches que je peux faire à Zotéro, c’est sa gestion “propriétaire” des documents. Je n’ai pas trouvé comment empêcher la duplication un fichier pdf que je possède déjà dans mon classement “bordel”, mais classé quand même dans la “bibliothèque” des documents gérés par Zotéro lui-même.
    Quand on a un gros volume de documents… et un espace de travail (disque) limité (les SSD sont chers…), cela revient globalement à dupliquer tous ses documents, de façon bien involontaire. Un plus, les documents ainsi gérés sont plus faciles à retrouver que dans la bibliothèque du même type gérée par Qiqqa…
    Attacher un fichier PDF à une référence ne semble pas suffisant pour y accéder directement et le voir référencé (recherche par mots clé).
    Bonne continuation

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