Adapter un mémoire universitaire et ses annexes à une lecture sur écran

Depuis une quinzaine d’années, les universités exigent, en sus du volume papier ou en remplacement de celui-ci, un rendu du mémoire sous format électronique, généralement un PDF.

C’est probablement ce fichier numérique qui sera le plus consulté par les lecteurs en dehors du jury du master : le PDF déposé est souvent celui communiqué par la bibliothèque de l’établissement à ses usagers via l’intranet ; c’est aussi celui qui est déposé sur Dumas (pour la France) ou Papyrus (au Québec) quand l’université fait le choix de la diffusion en archive ouverte. C’est enfin celui que communique le diplômé s’il reçoit des sollicitations pour lire ses travaux. Aussi convient-il de soigner particulièrement ce fichier pour en adopter au mieux le contenu à une lecture sur écran.

Note : ce billet est la reprise par écrit d’une intervention que je donne habituellement en séminaire de méthodologie auprès des M2 histoire de l’art de l’Ecole du LouvreLa séance ne pouvant avoir lieu cette année, je l’ai adaptée au format billet de blog. 


En effet, on ne met pas en page de la même manière un fichier destiné à être imprimé et manipulé sous format papier et un fichier numérique qui sera diffusé par voie électronique et visionné sur un écran.

Je recommande donc, une fois le contenu définitivement arrêté, relu et corrigé, de procéder à la création de deux fichiers séparés, l’un destiné à l’impression et l’autre à la diffusion électronique, le second pouvant découler du premier. Mais gare à ne rien faire dans l’urgence : mettre en page un document aussi long qu’un mémoire, c’est fastidieux et exigeant ! Mieux vaut anticiper et ne pas découvrir la veille du rendu, qu’en fait, on ne maîtrise pas du tout son logiciel (il y a des supports de formation pour y remédier).

Faire les bons choix ? Le secret de fabrication, c’est de toujours avoir le lecteur en tête

« Vaut-il mieux mettre les notes en bas de page ou en fin de volume ? Comment utiliser op. cit. ? Dois-je séparer les références numériques de la bibliographie classique ? » Autant de questions que bien des masterants se (me) posent durant les séances de méthodologie. En général, je n’ai qu’un conseil : « appuyez-vous sur votre propre expérience de lecteur » . Vous maudissez les éditeurs qui renvoient à la fin de l’ouvrage ? Adoptez la note de bas de page ? Vous haïssez les op. cit. ? Préférez le système Auteur/Date… etc.

Carl Spitzweg, Le rat de bibliothèque, huile sur toile, vers 1850, Grohmann Museum

Tout au long de la recherche, alors que l’on dépouille de nombreux ouvrages, articles, sites, il est bon de prendre le temps d’observer les pratiques d’édition des autres, de noter « les bonnes idées » et les « mauvaises pratiques », de se laisser rêver à une version idéale de son propre travail, de préparer une liste des choix à faire et des pratiques à adopter. Qu’il faudra cependant faire valider par le directeur de recherche, afin d’éviter les déconvenues, surtout pour les choix les plus audacieux.

Quelles spécificités pour le fichier destiné à l’impression ?

Des figures et illustrations lisibles

Les précautions à prendre concernant le fichier à imprimer concernent surtout les illustrations, dont on veillera à ce qu’elles ne soient pas trop compressées pour demeurer lisibles et nettes une fois imprimées, sans pixellisation disgracieuse (voir les recommandations concernant les points par pouce).

Le niveau de compression pour une qualité acceptable d’impression est plus élevé que celui pour un envoi électronique : le poids du fichier en sera en conséquence supérieur.

 

Il faudra également veiller à l’étalonnage des couleurs pour éviter les mauvaises surprises à l’impression.
On prendra en compte le fait que le lecteur ne pourra jamais jouir du zoom pour mieux déchiffrer une annexe, aussi on veillera à ce que les captures d’écran, graphiques et tableaux soient d’une taille suffisante pour être lus avec aisance. Si besoin, il est toujours possible d’imprimer certains tableaux ou figures des annexes sur une page A3 qu’on pliera en deux, de façon à obtenir une planche dépliable.

Ce qui ne faut pas faire : le tableau tellement petit qu’il en devient illisible. Ce qu’il faut faire : s’inspirer des éditeurs et réaliser de belles impressions A3 à plier et insérer dans le volume au moment de la reliure.

La numérotation des pages, les notes de bas de page et l’index

Pour la version papier, la pagination doit être réalisée avec soin. La page de couverture ne doit pas compter dans la numérotation, qui commencera avec la première feuille du document (page de couverture = 0, dos de la page de couverture = 0 ; première page du document : 1). Néanmoins, la numérotation ne doit être visible ni sur la page de titre ni sur les pages vierges et doit apparaître uniquement à partir de la première page de contenu (sommaire, avant propos ou remerciement, suivant les cas). Ainsi, la page 1 n’est pas indiquée comme telle, ni son verso vierge, et la numérotation effective apparaît à partir de la page 3.

Le numéro de page ne doit normalement pas apparaître non plus sur les pages vierges dans la suite du volume, mais l’opération n’est pas toujours évidente à mettre en oeuvre dans les versions anciennes des traitements de texte.

Comment faire ? Fiche pratique : Modifier la numérotation des pages dans Office

 

Si vous faites le choix d’imprimer en recto verso, il faudra bien veiller à deux choses : la première est que le numéro de page soit toujours vers l’extérieur : à gauche pour les paires, à droite pour les impaires.

Dans les versions anciennes de Word, l’opération est un peu complexe, il faut cocher pages paires et impaires différentes, puis insérer les paginations sur les unes puis sur les autres. Heureusement, dans les dernières versions, il existe une option native.

Options de numérotation des pages dans Word

L’autre point de vigilance concerne les démarrages de chapitre, qui doivent toujours être sur la page de droite (page impaire) et jamais sur la page de gauche. Pour s’éviter de fastidieuses remises en page, il faut utiliser un saut de page spécial, le saut de page (page impaire).
Bien entendu, si vous optez pour une impression recto simple, toutes ces précautions sont inutiles, voire contre productives (les pages paires vierges par exemple).

Pour un volume papier, on préférera les notes de bas de page aux notes de fin, plus aisées à consulter. Je rappelle ici la nécessité d’utiliser la feuille de style pour générer une table des matières automatique (ne JAMAIS réaliser le sommaire à la main) ! Un index n’est pas inutile pour s’orienter dans le volume, mais assez fastidieux à construire : ne vous y prenez pas à la dernière minute si vous souhaitez en insérer un !

Comment faire ? Fiche pratique : Insérer une table des matières

Citer des ressources numériques disponibles en ligne

Si vous citez des ressources numériques disponibles en ligne, pensez à indiquer l’URL intégrale (même pour une version « papier ») et à respecter les normes bibliographiques spécifiques. Hors de question de « balancer » une URL sans l’accompagner du nom de l’auteur de la page web, du titre de cette dernière, du nom du site web sur laquelle elle figure, de sa date de publication… et de la date à laquelle vous l’avez consultée (le web évolue !). Ainsi pour citer ce billet, il faudrait écrire :

DANIEL, Johanna,« Adapter un mémoire universitaire et ses annexes à une lecture sur écran », Isidore et Ganesh, carnet de recherche, 10 avril 2020, URL : https://ig.hypotheses.org/2095 [consulté le JJ/MM/AA] (le format peut varier légèrement selon le style bibliographique que vous avez adopté). 

Renvoyez vers le volume numérique !

Un dernier conseil : s’il est prévu qu’une version numérique du mémoire soit publiée en ligne, indiquez-le clairement dans votre volume papier : vous rendrez service à celui ou celle qui consultera votre travail, car une version électronique comporte bien des fonctionnalités supplémentaires comme le zoom ou la recherche plein texte. De même, si une partie des annexes ont été publiées en ligne ou si un livrable web a été créé, indiquez-en l’adresse (que l’on souhaite la plus pérenne possible).

L’art de mettre en forme la version numérique

Voyons maintenant comment adapter les volumes de textes et d’annexes à une lecture sur écran.

Une mise en page adaptée

Si vous présentez des tableaux ou des graphiques à l’horizontale, pensez à tourner les pages concernées au format paysage. Dans Word, il est possible de composer un document comprenant à la fois des pages « format paysage » et des pages « format portrait » en utilisant les sauts de sections et l’onglet « mise en pages ». Ce n’est en revanche à ma connaissance pas faisable dans le logiciel Page.

Comment faire ? Fiche pratique : Changer le sens d’une page dans un document

Exemple avec deux tableaux : les pages concernées ont été isolées grâce à un saut de section. La section a ensuite été tournée au format paysage

Je recommande d’insérer, dans le fichier numérique, comme dans le fichier papier, un pied de page comprenant le nom de l’auteur et le titre court du travail universitaire. Cela est une bonne précaution en cas de diffusion du travail par « fragments » (si le fichier est séparé en plusieurs morceaux ou si un lecteur en imprime quelques pages) : les informations bibliographiques essentielles sont toujours présentes. On peut, en utilisant l’option « pieds de page différents » faire varier les informations sur les pages paires et impaires ou en fonction des sections (reprise du titre du chapitre par exemple).

Comment faire ? Fiche pratique : Insérer un pied de page

Concernant la mise en page, on veillera à ce que la numérotation inscrite sur les pages corresponde bien à celle du fichier afin qu’il n’en résulte aucun décalage dans le lecteur pdf. La navigation du lecteur entre les différents chapitres ou renvois en sera facilitée.

Liens hypertextes et citations externes.

En matière de renvoi le nec plus ultra reste d’insérer des liens hypertextes internes au document. Cela se fait automatiquement pour la table des matières, à condition d’utiliser la fonctionnalité dédiée (et une feuille de style), mais cela est aussi applicable à d’autres éléments du texte, comme « voir page 218 » ou « figure 5, page 35 », à condition d’utiliser la fonctionnalité « signet » .

 

Ici la mention « Planche I » est un lien cliquable, qui renvoie vers une autre page du document. Il est possible de renvoyer vers un titre ou vers un signet.

Bien sûr, une telle opération ne peut se concevoir correctement avant d’avoir définitivement arrêté le contenu et la mise en page.

Les liens hypertextes sont l’atout majeur du document numérique et il faut savoir en tirer parti. Prenons la bibliographie par exemple : lorsque l’on cite un article disponible en ligne, il est possible d’insérer le lien cliquable. Dans ce cas, contrairement au volume papier, il n’est pas nécessaire de faire apparaître l’URL en toutes lettres. On peut alléger la lecture par un simple [lire en ligne] cliquable, comme dans Wikipédia. Néanmoins, je vous recommande de préciser la plateforme de consultation [lire en ligne sur HAL], [lire en ligne sur Gallica]. Si le document cité est disponible sur plusieurs sites, on veillera à favoriser les plus pérennes et ceux qui respectent les principes de l’Open Access. Ainsi, pour un même article présent sur Academia, Jstor et HAL, vaut-il mieux citer HAL dont la pérennité est assurée par l’ESR et qui offre un véritable OpenAccess (contrairement à Academia). Si l’article dispose d’un DOI (un identifiant unique, l’équivalent de l’ISBN d’un livre), il est recommandé de le citer, car le web de demain générera automatiquement des liens rétroactifs à l’aide de ces DOI.

Pour la numérisation d’un document ancien, deux critères entrent en ligne de compte : la première est la pérennité des infrastructures (le site risque-t-il de disparaître ou les liens brisés lors d’une refonte ?). Le second critère est la qualité de la numérisation (OCR, complétude) et enfin les fonctionnalités du site (téléchargement, maniabilité du lecteur).

Gallica propose, comme la plupart des bibliothèques numériques, des liens pérennes (ARK). On les trouve en cliquant sur « partager » dans le menu à gauche.

Si vous devez citer une page internet dont vous craignez qu’elle soit modifiée ou supprimée, il conviendra de préférer en référer à la WayBack Machine d’Internet Archives, association qui archive le web.

Capture de la WayBackMachine du blog Sobookonline de Marc Jahjah, que j’ai beaucoup cité dans mon mémoire. Lorsque j’ai rédigé, le blog avait déjà disparu, j’ai donc cité les archives du web.

La question des images

De la même façon, les liens hypertextes peuvent rendre bien des services pour les figures.
En histoire et histoire de l’art, nous mobilisons de nombreux visuels (tableaux, photographies, estampes) auxquels la mise en page « classique » d’un travail universitaire ne rend pas toujours justice. Quelle frustration pour le lecteur de ne pouvoir agrandir la reproduction ou de ne pas trouver dans la légende qu’on lui a attribuée une information qui lui serait précieuse !
On attend bien sûr de l’auteur ou de l’autrice un soin particulier pour la citation de ses sources, de façon qu’il soit possible au lecteur d’accéder à l’original. Sont indispensables le lieu de conservation et le numéro d’inventaire (trop souvent oublié !). Mais pourquoi ne pas aller plus loin et insérer un lien vers la fiche de l’oeuvre ou du document sur le catalogue en ligne (bibliothèque numérique ou base de données des collections) ? Disposant de ce lien, le lecteur pourra à loisir zoomer ou rebondir sur le catalogue institutionnel. Je rappelle que l’insertion de lien est tout aussi faisable sur du texte que sur une image, qui devient ainsi cliquable.

Lecture augmentée : je feuillette sur Gallica une revue dont la page de couverture est reproduite dans le livre (phyique) que je lis.

Cette technique permet notamment de compenser les ravages du caviardage imposé par les interdits de reproductions abusifs de certaines institutions, ou de celles plus légitimes qui découlent du droit d’auteur.

Le célèbre exemple de la Revue de l’Art qui a perdu toutes ses illustrations lors de son versement dans Persée, y compris pour les images du domaine public. L’absence de citation des cotes et numéros d’inventaire, ici, rend difficile l’identification des oeuvres et documents.

Ainsi, il est parfois demandé aux étudiants de ne pas inclure, dans le fichier diffusé en ligne, certains visuels, pour diverses raisons. En premier lieu les oeuvres encore soumises au droit d’auteur (création d’un artiste vivant ou décédé depuis moins de 70 ans) dont la reproduction, nécessiterait le paiement d’une redevance auprès des ayants droit. La seconde, bien moins légitime, concerne des oeuvres entrées dans le domaine public dont les institutions qui les conservent bloquent l’accès et la diffusion de reproduction, qu’elles soumettent à autorisation ou à paiement de redevances. Notons que ces institutions ne peuvent interdire l’usage de photographies personnelles d’oeuvres du domaine public… mais encore faut-il avoir pu prendre ces photos !

En savoir plus sur la question des images en histoire de l’art : le rapport Images/Usages sur le site de l’INHA

Dans tous ces cas, il est d’usage de remplacer les visuels par un cadre vide. Surtout, il ne faut pas supprimer les annexes comme j’ai parfois pu le voir, car le travail de recherche tout entier perd en cohérence.

Exemple de thèse chargée sur Proquest. Quand l’autrice n’a pas pu reproduire les oeuvres, elle a remplacé l’image par la cote de l’image ou le numéro d’inventaire de l’oeuvre. A l’époque (2000), peu de musées proposaient des fonds numérisés en ligne.

Deux pratiques peuvent compenser l’absence de visuel :

  • l’insertion d’un lien vers le site web de l’artiste ou de l’institution, où l’image voulue est présente.
  • l’insertion en remplacement de l’image d’un texte décrivant son contenu

Attirons d’ailleurs l’attention sur le fait que cette seconde option est une bonne pratique de façon générale, puisqu’elle favorise l’accessibilité aux personnes souffrants de troubles visuels.

Annexes augmentées : le champ des possibles

En histoire comme en histoire de l’art, les annexes peuvent être très conséquentes, notamment quand on mobilise un nombre important d’oeuvres (catalogue raisonné) ou des fonds archivistiques. Il peut être tentant et utile, lorsque ces documents sont difficiles d’accès parce qu’en réserve, dispersés ou non communicables en raison de leur état de conservation, de les joindre de façon exhaustive aux annexes. Le format « document pdf » n’est alors pas toujours le plus adapté et des annexes, sous forme d’arborescence de dossiers (sur CD-Rom ou clé USB) ou de site web (BDD, bibliothèque numérique) peuvent être pertinents.

Malheureusement, les établissements universitaires sont peu équipés aujourd’hui pour accepter et archiver ces productions, et c’est un frein à prendre en compte. Le candidat peut cependant s’essayer à la production de ces annexes numériques, qu’il adossera toujours, par conséquent, à un volume plus classique, structuré à l’aide d’un logiciel de traitement de texte : personnellement, je parle alors d’annexes « augmentées ».

Plusieurs solutions peuvent être essayées : une simple page web renvoyant vers des fichiers stockés sur des plateformes tierces (Wikicommons ou Wikisource) dont on s’assurera de la pérennité ; un site web plus complet créé à l’aide d’un CMS généraliste (WordPress est le plus facile d’accès) ou spécialisé. Je recommande pour ma part Omeka prévu spécifiquement pour cet usage et grâce auquel on peut construire des bibliothèques numériques et des pages éditoriales, mais force est de constater qu’il est relativement complexe de prise en main pour quelqu’un de non formé à son usage.
Il est cependant très adapté et je ne désespère pas de pouvoir monter un jour une formation à cet outil pour les doctorants.

Huma-Num, à travers son offre Nakala et Nakalona propose également une solution de qualité, où la pérennité des données est garantie, mais ces services ne sont actuellement pas accessibles en dehors d’un projet structuré porté par un laboratoire.

Adopter la solution des annexes augmentées numériques demande donc des compétences techniques spécifiques et demeure malheureusement peu accessible à la majorité des masterants et doctorants.

Dans le cas d’annexes augmentées, on s’assurera surtout de bien être en régularité avec le droit et de disposer de toutes les autorisations nécessaires.

D’autres lecteurs : un volume texte en EPUB ?

Certains lecteurs souhaiteront peut-être parcourir votre travail sur liseuse électronique, dans des conditions plus confortables que sur un écran lumineux d’ordinateur ou de tablette. S’il est possible de consulter des PDF sur la majorité des liseuses, le résultat est rarement satisfaisant (taille des caractères non modulable, absence d’adaptation de la mise en page, perte fréquente des liens internes). Pourquoi ne pas proposer un fichier au format ePub à ces lecteurs-là ?

En savoir plus : deux billets de Damien Petermann sur l’usage de la liseuse électronique en doctorat

Lecture d’un ouvrage scientifique au format Epub sur une liseuse

Les logiciels de traitement de texte, dans leurs versions récentes, proposent une exportation au format epub avec une mise en page très basique, mais déjà infiniment plus satisfaisante qu’un PDF pour une lecture sur liseuse électronique. Ceux qui souhaiteront améliorer le fichier ainsi généré pourront utiliser l’éditeur de Calibre et un des multiples tutoriels disponibles en ligne.

 

Ce billet, j’en ai conscience, est très incomplet. Il est possible d’aller beaucoup plus loin dans la mise en page en utilisant LaTeX ou XML-TEI, mais j’ai voulu ici viser un public ayant déjà quelques bases en bureautique et souhaitant aller plus loin sans se lancer dans l’immédiat dans un long apprentissage technique.

Cet article manque d’images pour illustrer son propos, mes propres travaux de recherche n’étant pas toujours exemplaires en la matière : n’hésitez pas à m’adresser des captures d’écran ou des photos de vos plus belles mises en page !


Johanna Daniel

Doctorante au LARHRA (Lyon 2) et chargée d'études et de recherche à l'Institut national d'Histoire de l'Art (Paris), rattachée au Service numérique de la recherche. Historienne de l'estampe, consacrant sa thèse aux vues d'optique dans la seconde moitié du XVIIIe siècle.

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3 réponses

  1. Yvon Guidal dit :

    Bonjour,

    Ce fut une bonne surprise de trouver votre article par les news de Google il y a environ une semaine. Je profite de votre travail pour améliorer le mien sur WordPress mazier et dans des fichiers d’un cours en ligne.
    Avec « alléger la lecture par un simple [lire en ligne] cliquable » je prépare une nouvelle version de mes documents Norme bibliogr. (je ne cesse d’ailleurs de les faire évoluer en fonction de mes découvertes sur la norme APA). « Modifier la numérotation des pages dans Office » m’a frustré et obligé à me fabriquer un tutoriel pour LibreOffice.
    Bref, à cause de vous des heures de travail supplémentaire à destination de Licences pro.

    Merci donc pour votre article

  2. Marion Wesely dit :

    Chère carnetière, cher carnetier,
    Nous avons particulièrement apprécié votre billet. Pour que la communauté puisse plus aisément le découvrir, nous avons décidé de le mettre en Une d’Hypothèses (sur fr.hypotheses.org et hypotheses.org).
    Bien cordialement,
    L’équipe d’Hypothèses

    • Johanna Daniel dit :

      Merci beaucoup ! Et merci pour la fabuleuse continuité de ce service, précieux en ces temps de recherche confinée. Prenez soin de vous l’équipe Hypothèses !

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