Ranger Zotero, un chantier idéal pour chercheur confiné ! (2)

Pour « passer » le premier confinement, je me suis lancée dans une grande opération de ménage de mon Zotero. Je partage dans cette série de billets ma méthodologie & les astuces pratiques que j’ai trouvées ou que l’on m’a soufflées. 

La collection « Thèse » dans mon Zotero avant le grand rangement : 531 références

Une fois le ménage de mon Zotero « dégrossi », le plus long commence : le nettoyage fin à réaliser notice par notice, sur les 530 items que compte ma bibliothèque (cf. les deux colonnes de droite de mon tableau). Titanesque. 

Tâches mécaniques pouvant être réalisées en sérieTâches mécaniques devant être réalisées référence par référenceTâches nécessitant de la réflexion
– uniformiser la présentation des lieux d’édition, éditeurs, date, langue
– corriger les coquilles typographiques dans les titres
– vérifier que les « parties d’une publication » (article, chapitre) ont bien une « publication » renseignée (titre du livre, de la revue)
– éliminer les pièces jointes inutiles (captures de catalogue, notes importées)
– supprimer les « extra » et le champ « cote » des ouvrages quand ils sont importésre
– lier les notices entre elles via « connexe » (chapitre d’ouvrage / ouvrage ; acte de colloque / colloque)
– supprimer les musées des « auteurs » du livre
-reporter les infos sur les expositions dans le champ « édition »
– vérifier les auteurs de l’ouvrage et distinguer « auteur », « collaborateur » et « directeur »
– contrôler la précision et la véracité des éléments indiqués dans les métadonnées
– chercher les PDF des articles & travaux disponibles en Open Access et les ajouter en « pièce jointe » 
– chercher les tables des matières des ouvrages et les ajouter « en pièce jointe » 
– Repenser toute l’arborescence de classement et de tag
– Contrôler et compléter mes fiches « notes statuts » 
-Compléter mon Zotero en vérifiant que j’ai bien ajouté tous les ouvrages que j’ai lus / fichés
– Dépouiller toute la biblio des auteurs les plus importants
– Compléter les « trous » sur certaines thématiques (trop peu de références, travail biblio non fait)
– Trancher les points particuliers : Comment indiquer les références d’un catalogue d’exposition ? Comment renseigner un ouvrage ayant plusieurs lieux d’édition/éditeur ? une pagination multiple ? 

Préalable : repenser le classement des références et l’usage des tags

Il est assez vite apparu que je devais faire un sort à la question de l’arborescence et de l’usage des tags, car ce point était préalable à un nettoyage efficace des notices. 

Pour repenser la structure de ma bibliothèque, j’ai pris le temps de lire ou relire des retours d’expériences publiés en ligne par d’autres chercheurs, documentalistes ou formateurs spécialisés, en particulier celui publié par Pascal Martinolli sur Le blog du Zotero Francophone en février 2020

Repenser l’arborescence de dossier

L’arborescence de sous-collections (ou dossiers) de ma collection « Thèse » s’est développée organiquement, ces deux dernières années, à mesure de l’évolution de mes recherches. C’était devenu déséquilibré, illogique, et donc assez peu utilisable. J’ai peiné à trouver comment remettre de l’ordre : en discutant avec différents collègues doctorants, il est devenu évident qu’à ce stade de mon doctorat, le plus logique était de repartir de mes grands axes de recherche, tels qu’exposés dans mon projet de thèse. 

J’ai décidé de traiter la suite du « nettoyage » sous-collection par sous-collection, non seulement en vérifiant une à une chaque notice, mais aussi en créant l’arborescence interne de chaque sous-collection et en complétant la bibliographie de chaque axe. Il s’agit donc à la fois de nettoyer, de ranger, mais aussi d’enrichir. Bref, un vrai travail de fond, qui a été très utile à la réouverture des bibliothèques et lieux de recherche. 

L’arborescence, en partie déployée. J’utilise un système de numérotation pour ranger dans l’ordre que je souhaite les sous-dossiers (par défaut, l’ordre est alphabétique)

J’ai donc créé une sous-collection par axes (la production & le commerce ; la consommation ; l’urbanisme (sujets représentés dans les vues d’optique). J’ai aussi créé une sous-collection spécifique pour tous les livres et articles qui portent spécifiquement sur la vue d’optique, un autre sur les sources (imprimées, je gère les sources archivistiques dans Tropy et dans un tableur), un pour les aspects méthodologiques, un pour la question de la perception (sciences optiques, mais aussi histoire du pré-cinéma), et enfin un dossier « à trier » où verser temporairement tout ce qui « dépasse ». 

Agence Rol, La poste anglaise pour les troupes en campagne, 1918, Gallica/BnF

Repenser mon usage des tags 

Pour ce qui est des tags, j’avais déjà l’usage suivant : 

  • usage des tags colorés pour indiquer : réf. importante, lu, bib. perso (j’ai le livre), à acheter (wish list !), num (quand j’ai le fichier / des photos de l’ouvrage… afin de ne pas les refaire)
Mon système de tags colorés, qui permet d’afficher une gommette à côté du titre dans la liste des items. Très pratique pour balayer visuellement le contenu d’un sous-dossier.
  • usage de tags pour noter dans quelle bibliothèque je peux trouver tel ou tel ouvrage (cela fait double emploi avec mes « notes statuts » mais cela me permet de facilement isoler tous les ouvrages dispo dans une bibliothèque quand je m’y trouve et que j’ai un temps mort à combler)
Mon système de tag par bibliothèque de consultation, qui me permet de rapidement isoler les ouvrages consultables dans telle ou telle bibliothèque
  • un vague taguage thématique que j’ai finalement décidé d’abandonner

J’ai été particulièrement intéressée par les systèmes proposés par Pascal Martinolli concernant l’évaluation des références, mais j’ai finalement trouvé cela trop chronophage à ce stade (je changerai peut-être d’avis).

J’ai en revanche décidé d’adopter un système de tag « par projet ». Par exemple : taguer tous les ouvrages que j’ai mobilisé pour la rédaction d’un article ou pour préparer un cours. Cela facilitera la génération de bibliographie et cela m’évitera de multiplier les dossiers dédiés, que j’oublie régulièrement de mettre à jour. 

Chez moi, les tags « projet » sont précédés d’un underscore. Ici, en cliquant sur _ACspectacle, je vais retrouver l’intégralité des références que j’ai mobilisé lorsque je rédigeais ma réponse à l’appel à communication du colloque Représentation(s) (Lausanne, novembre 2020) : très pratique pour rapidement générer sa bibliographie.

J’ai enfin décidé d’adopter son système de tag « notice nettoyée » pour indiquer toutes les notices qui ont été nettoyées, relues et validées. Néanmoins, je ne vais en user que pour les références dont j’ai effectivement vérifié les métadonnées de catalogage sur l’exemplaire original. 

Ce qui donne donc

  • tags colorés pour le statuts des références (réf. importante, possédé, à acheter, lu, numérisé, fiche nettoyée)
  • tags précédés d’une étoile pour signaler les bibliothèques où l’ouvrage est disponible
  • tags précédés d’un underscore pour isoler les références mobilisées sur un projet particulier
Mon système de tags actuellement

Routine de nettoyage « fin »  et de complément des références 

J’ai travaillé à mon rangement Zotero par morceau, me concentrant à chaque grande sous-collection (50 à 150 items) pendant une à trois heures quotidiennement. Cela m’a occupé une petite dizaine de jours pendant le premier confinement, de mémoire. Voici comment je procédais.

Nettoyer/compléter chaque fiche et renseigner la « note statut »

Il s’agissait ici de compléter et corriger chaque fiche item selon la routine suivante :

1. Vérifier des informations bibliographiques sur les différents catalogues de bibliothèque et/ou sur la couverture ou la table des matières quand elles étaient disponibles en ligne. Il s’agissait ici le plus souvent de vérifier la liste des auteurs, désambiguïser les directions d’ouvrage, vérifier le nom de l’éditeur et la ville d’édition.

Sur cette notice, j’ai distingué l’autrice de l’ouvrage de la préfacière (indiquée comme « collaborateur » car il n’y a pas de propriété « préfacier » dans Zotero)
Dans ce second exemple, j’ai supprimé « Archives nationales » de la liste des auteurs et indiquée la directrice de publication comme « Editeur ». Dans édition, j’ai renseigné les informations sur l’exposition (qu’il faudra d’ailleurs que je change, l’exposition ayant été reportée à cet automne)

2. Ajouter le PDF du document en pièce jointe (dans le cas d’articles publiés en Open Access). La démarche peut surprendre : l’Open Access permet d’accéder de n’importe où à l’article en ligne, alors pourquoi le télécharger ? Pour deux raisons : d’abord parce qu’il m’arrive de travailler depuis des lieux sans accès à internet (services d’archives) ou de couper volontairement internet pour travailler plus sereinement, notamment en phase de rédaction. Ensuite, parce que Zotero offre une fonctionnalité de recherche plein texte dans l’intégralité des pièces jointes qu’il indexe. Pratique pour retrouver une information dont on a oublié où on l’a lue. 

Articles disponibles en Open Access dont j’ai téléchargé et indexé les PDF

3. Récupérer le sommaire de l’ouvrage quand il est disponible en ligne, afin de pouvoir facilement le consulter (voir le billet de la Boîte à outils sur la méthode à suivre). La encore, il est possible de faire une recherche plein texte dans les tables des matières, quand elles sont OCRisées

La recherche plein texte : en cochant l’option « partout », j’ai cherché le nom Sartine (lieutenant de police parisien au XVIIIe siècle) non seulement dans les références bibliographiques, mais également à l’intérieur de mes notes de lecture et des PDF joints (tables des matières, articles complets)

4. Pour certains ouvrages particulièrement importants pour mes recherches, j’ai créé un item pour chaque chapitre, car il m’arrive d’avoir à citer, précisément, une partie d’ouvrage et non tout le livre. Je relis systématiquement le chapitre ou l’article à l’ouvrage dont il est tiré grâce à la fonctionnalité « connexe ». 

Les actes d’un colloque et les articles qui en sont tirés, reliés entre eux grâce à l’onglet « connexe »

5. Renseigner ma fiche « statut » : Ai-je consulté ce livre ? Quand ? Pourquoi ? A-t-il apporté des éléments intéressants à mes recherches ? Ai-je pris des notes de lecture ? Où sont-elles ? Je note également la cote de l’ouvrage dans les bibliothèques que je fréquente, pour me faciliter la consultation sur place. 

Exemple de « Note Statut » qui me permet de garder trace de la date de consultation d’un ouvrage, de ce que j’en ai tiré, etc.

Compléter mes recherches bibliographiques

Thématique par thématique, il s’est agi, ici, de faire du travail de bibliographie « classique » à travers les catalogues de bibliothèques et les grandes plateformes en Open Access, via notamment le moteur de recherche Isidore, dont j’avais parlé dans un précédent billet. J’ai également dépouillé systématiquement les bibliographies d’ouvrages importants pour ma recherche, quand je les avais pris en photos ou empruntés à la bibliothèque. Cela m’a permis d’anticiper le retour à la bibliothèque, au déconfinement, en établissant des listes de priorité des ouvrages à consulter. Résultat des opérations : mon dossier Zotero de thèse a quasiment doublé, passant de 530 items à 950 ! 

Et après ? Comment garder Zotero rangé ? 

Je me connais : m’engager solennellement à nettoyer chaque nouvelle notice au moment de son import ne fonctionnera jamais. Prise dans le feu de la découverte, le naturel (#bordélique) va revenir au galop. Aussi j’opte pour une autre option, celle de reprendre ce petit « nettoyage » à intervalle régulier, le plus gros étant désormais fait. 

Agence Meurisse, Dépoussièrage (?) à l’Annexe de la Bibliothèque de Versailles, 1935, Gallica/BnF

Pour cela j’ai préenregistré une recherche avancée, qui me permet d’isoler toutes les notices entrées dans Zotero après une date donnée. Cela m’aidera à régulièrement faire le ménage (une fois par trimestre ?). Reste la réorganisation de l’arborescence et les recherches de complément de bibliographie, qui à mon avis gagneraient à être revue une fois par an, tant c’est riche d’enseignements et de renouvellement des perspectives sur les recherches que l’ont est en train de mener. C’est encore trop tôt pour ce second confinement, mais cela coïncidera peut-être avec le troisième ! 


Johanna Daniel

Doctorante au LARHRA (Lyon 2) et chargée d'études et de recherche à l'Institut national d'Histoire de l'Art (Paris), rattachée au Service numérique de la recherche. Historienne de l'estampe, consacrant sa thèse aux vues d'optique dans la seconde moitié du XVIIIe siècle.

Vous aimerez aussi...

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

Rechercher dans OpenEdition Search

Vous allez être redirigé vers OpenEdition Search