Voici un peu plus d’une décennie que Zotero est installé sur mon ordinateur (ou plutôt, mes ordinateurs successifs). En parcourant les références dans l’ordre chronologique de la “date d’ajout,” défilent les souvenirs : mes mémoires de Master 1 et 2, mon stage applicatif à l’Université de Montréal, ma veille de jeune professionnelle, la préparation de mes premiers cours, et enfin, le développement organique de ma thèse, actuellement en cours de rédaction.

En une décennie, ma pratique de l’outil a beaucoup évolué, à mesure que la finalité de mon usage se transformait (on utilise pas de la même façon Zotero pour écrire un mémoire, une thèse, un article, préparer un cours ou coordonner sa veille), mais également au rythme des mises à jour du logiciel, toujours plus riche de fonctionnalités. Ma pratique s’est également nourrie des échanges avec mes pairs usagers, mais aussi de mon expérience de formatrice à Zotero.

J’avais envie de fêter cette décennie par une ode à Zotero, un bilan de dix ans d’usage. Ce billet n’a pas vocation à présenter les fonctionnalités du logiciel¹, comme on le fait habituellement dans les formations, mais plutôt de proposer une synthèse personnelle de ce que cet outil m’a apporté au cours de ces dix années, et du rôle central qu’il joue aujourd’hui dans mon dispositif de travail². Alors que, le plus souvent, on présente l’utilité de Zotero à court terme (faciliter la mise en place des notes de bas de page et de la bibliographie lors de la rédaction d’un travail universitaire ou d’une publication scientifique), j’aimerais donner à voir le bénéfice que l’on peut en tirer sur une plus longue période (une décennie, une carrière peut-être ?), dès lors que l’on façonne une stratégie documentaire et que l’on y centralise ses pratiques de lecture.

Lorsque je présente Zotero, que ce soit à des étudiants, à mes pairs ou à des collègues plus expérimentés, j’essaie de transmettre cette idée à mes yeux centrale : se former à Zotero prend du temps³, mais une fois son usage maîtrisé, il est un formidable outil de travail, en ce qu’il permet de centraliser durablement l’ensemble de ses références documentaires et notes de lecture dans une interface unique, maniable et facilement sauvegardable. Autrement dit, Zotero permet de se constituer une mémoire externalisée, facilement interrogeable, mobilisable, réutilisable, constituée des centaines, des milliers de références croisées et accumulées au cours de sa vie étudiante et professionnelle (et pas seulement universitaire !).

Capitaliser sur la mémoire de mes lectures

J’ai commencé à utiliser Zotero lors de mon M1, de façon assez peu performante (j’avais abandonné en cours d’année et créé toute la bibliographie à la main). En M2, mon usage de Zotero se limitait encore à une simple base des références, pour garder trace et relire, mais j’opérais encore mes citations manuellement, faute d’avoir trouvé un style qui me convenait, de savoir le modifier moi-même et – surtout – par manque de rigueur dans la tenue de mes références bibliographiques (je ne nettoyais pas systématiquement mes notices au moment de l’import). Dans les années qui ont suivi, j’ai utilisé Zotero pour de la veille professionnelle⁴ (autour des questions numériques en archives, bibliothèques, musées), pour la rédaction de mon blog Orion en aéroplane puis pour mes premiers enseignements (mais sans aller au bout de la démarche, puisque je ne partageais pas de bibliothèque Zotero avec mes étudiants de licence). Ce n’est que plus récemment, avec mon entrée en thèse, que j’ai véritablement intégré de façon régulière et structurée Zotero à mon dispositif de travail, en adoptant une position réflexive par rapport à mes usages. Plusieurs fois par an, je prends le temps d’analyser mon usage, mes pratiques du logiciel, d’identifier ce que je peux améliorer et de chercher des solutions techniques pour cela. Ces moments de réflexion ont généralement lieu en amont d’un cours de méthodologie ou de formation que je dispense ou bien à l’occasion d’échanges informels avec mes pairs.

Autrement dit, en une décennie, j’ai affiné progressivement mes usages et mes attentes et ainsi façonné l’efficacité de mon Zotero. C’est là, je crois, le secret d’une utilisation réussie de Zotero.

La finalité que je donne à Zotero est la suivante : je l’envisage comme un outil de gestion à long terme, qui me permet de capitaliser sur mon travail accumulé au fil des années. En ajoutant, décrivant et indexant correctement chaque référence que je consulte et utilise, j’espère la rendre facilement retrouvable et mobilisable dans cinq mois, dans deux ans ou dans une décennie.

Scénario d’usages

Mes scénarios d’usage ne sont pas seulement la lecture et l’écriture dans le cadre de mon doctorat (rédaction de ma thèse, d’articles), mais aussi divers que :

1/ Mobiliser la mémoire de mes lectures lors d’un échange informel avec une collègue ou un étudiant sur un sujet précis. Je me rappelle avoir lu un article, un livre où il est question du sujet de notre discussion. Je dois pouvoir retrouver cette référence bibliographique efficacement avec quelques mots-clés via le moteur de recherche de Zotero. Je peux cliquer glisser la référence dans un mail que je vais lui envoyer, et même joindre le PDF de l’article sans avoir à fouiller dans tout mon ordinateur pour le retrouver : tous mes PDF sont stockés au même endroit, dans Zotero. 

2/ Préparer un cours sur un thème pour lequel j’ai moi-même suivi un cours de licence il y a douze ans ou proche d’un autre que j’ai donné il y a 5 ans : si j’ai correctement enregistré mes références à l’époque, je devrais assez facilement fabriquer une bibliographie de départ que je vais enrichir de nouvelles lectures. Il m’arrive même d’attacher à la notice Zotero d’un article le guide de lecture ou le questionnaire de compréhension rédigés pour les étudiants. Je serai probablement heureuse de le retrouver dans 3 ou 4 ans, si je redonne le même article à lire à une autre cohorte. 

3/ Vérifier si je possède ou non un ouvrage dans ma bibliothèque (physique) personnelle quand je suis devant l’étal d’un bouquiniste (oui, parfois j’oublie que j’ai déjà un livre !)

Pour avoir un Zotero efficace dans toutes ces situations, j’essaie de m’astreindre à ajouter systématiquement à Zotero tout ce que je lis, consulte, quel que soit le contexte (préparation d’un cours, écriture d’un article, recherche superficielle sur un sujet qui m’intéresse sans être dans mes objets de recherche). On ne sait jamais ce qui pourra être utile. Quand je le possède, je joins toujours le PDF, et mes notes de lecture, aussi sommaires soient elles. J’ai même entrepris de rétro-convertir dans Zotero mes notes de lecture de licence, que je rédigeais sous Word ! Cela me facilite bien la tâche quand je prépare mes TD. Et ce travail de centralisation ne concerne pas que les livres et articles scientifiques : j’ajoute parfois des dossiers de presse d’exposition (qui sont très pratiques pour préparer un cours et généralement très mal archivés sur le web), des émissions de radio ou de podcast, etc. Bref, tout ce qui pourra potentiellement m’être utile un jour.

Pour résumer, mon usage de Zotero ne se limite pas à la finalité de la rédaction de la thèse : je sais que je construis un outil de travail efficace pour ma vie entière – quelle que soit ma carrière professionnelle après le doctorat.

Un véritable espace de travail

Alors que longtemps Zotero n’a été pour moi qu’un espace de stockage, de classement et de consultation de mes références bibliographiques, le logiciel est devenu, avec la version 6, une véritable interface de lecture, centrale dans mon dispositif de travail. Avant, si je stockais mes PDF et mes notes dans Zotero, j’ouvrais et annotais les premiers dans le lecteur dédié de mon ordinateur (Aperçu ou Acrobat Reader) tandis que je prenais mes notes dans un traitement de texte (Word, Evernote, Zettlr) pour les copier/coller ensuite dans l’onglet note de Zotero.

La version 6 de Zotero a changé la donne : parmi les fonctionnalités nativement installées dans le logiciel, un véritable lecteur de PDF, avec un outil de surlignage (5 couleurs) et d’annotation, et surtout une interface bien pensée, en trois volets. Au centre, le PDF, à gauche un menu pour naviguer rapidement dans les annotations et surlignages et à droite, un volet pour la prise de notes, qui permet également d’ouvrir des notes rattachées à d’autres items. Plus encore, il est possible d’extraire tous les passages surlignés pour les intégrer dans une note indépendante et exportable.

Pour compléter ce dispositif, j’ai installé deux plugins : le plugin traduction qui permet de traduire en direct un passage d’un PDF océrisé (ici, un exemple, très performant, en polonais) et le plugin d’OCR qui permet d’extraire le texte d’un scann en mode image (pour générer un PDF Alto interrogeable ou une note texte simple). J’essaie de le faire systématiquement, dans le but d’améliorer l’indexation de mes références : je génère une note de lecture contenant l’ensemble du texte océrisé⁵. Ce n’est pas “lisible” pour un humain (erreur d’OCR, pas de mise en page) mais cela permet de rendre les termes trouvables via le moteur de recherche de Zotero (fonctionnalité “rechercher partout”, c’est-à-dire dans les métadonnées bibliographiques, dans les tags ET dans les notes et PDF joints).

Avec ces fonctionnalités, j’ai progressivement centralisé mes usages de lecture et de prise de notes dans Zotero, ce qui contribue à moins de perte d’informations et à une plus grande cohérence dans mes pratiques de travail. Si je dois rechercher une note de lecture ou un PDF, ils ne peuvent qu’être en un seul endroit : dans Zotero. Lorsque je sauvegarde, je n’ai à copier qu’un seul dossier sur mes disques externes : le dossier Zotero – base de données et “storage” compris – 15 Go, tout de même !

Bonus : et comment on sauvegarde ? 

La question – légitime – qui revient souvent en formation est celle de la sauvegarde : comment s’assurer que “l’on ne va pas tout perdre” s’il arrive malheur à son ordinateur ? Zotero propose un service de synchronisation, qui permet d’avoir en permanence une version de la base de données dans le cloud (sur les serveurs de Zotero) et éventuellement de synchroniser les données entre plusieurs ordinateurs. Cependant, la taille de stockage allouée, très limitée, ne permet de synchroniser que la base de données et non les fichiers joints (PDF), trop lourds. 

Pour cette raison, et aussi parce que la synchronisation sur le cloud n’est pas une solution de sauvegarde solide, il vaut mieux opérer une sauvegarde manuelle, sur un ou plusieurs disques durs. Rien de plus simple : copiez l’intégralité du dossier Zotero de votre ordinateur sur un disque dur externe. En cas de changement d’ordinateur, il suffira de replacer les mêmes fichiers au même endroit de l’arborescence pour retrouver ses petits. Testé et approuvé !

1. voici quelques ressources pour ceux et celles qui débutent avec Zotero: les tutoriels vidéos en français de la boîte à outils des historiens et historiennes, les tutos Zotero de l’université de Bordeaux et, bien sûr, la toute nouvelle documentation traduite en français par l’équipe du Zotero francophone [↩]
2. d’autres ont déjà proposé des bilans réflexifs de leurs usages, notamment Caroline Muller et Naomi Truan en 2018 [↩]
3. Je comprends néanmoins les réticences à l’utiliser : d’autres formes d’organisation existent, elles sont parfois tout aussi efficaces ; passer à Zotero après plusieurs décennies de recherche nécessite souvent une profonde transformation d’habitudes de travail patiemment élaborées, des heures de formation et de rétroconversion des références déjà accumulées dans d’autres systèmes – temps dont peu disposent [↩]
4. il est possible d’utiliser Zotero comme agrégateur de flux RSS : le tutoriel de la boîte à outils des historiens et historiennes est l’un des plus complets à ce sujet [↩]
5. je préfère cela à un PDF océrisé généré par le plugin, très lourd [↩]

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